juin 5, 2023 - Business Guide de survie dématérialisation des factures
Petit guide pratique pour la dématérialisation des factures en accord avec la loi applicable en juillet 2024.
La dématérialisation des factures est un processus de plus en plus répandu. En plus de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité opérationnelle, elle est désormais soutenue par une réglementation plus stricte. En effet, à partir de juillet 2024, une nouvelle loi entrera en vigueur pour encadrer la dématérialisation des factures. Cet article vous guidera à travers les étapes clés pour mettre en œuvre un projet de dématérialisation des factures en conformité avec cette nouvelle loi dont les objectifs sont :
- pour l’administration fiscale, lutter plus efficacement contre la fraude à la TVA
- améliorer la compétitivité des entreprises grâce à la dématérialisation (diminution des délais de paiement, automatisations)
- simplifier, à terme, les obligations déclaratives de TVA grâce au pré-remplissage des déclarations .
Les points essentiels de la loi
Une application progressive
L’émission obligatoire de factures électroniques va s’opérer selon un calendrier prenant en compte la taille de l’entreprise :
- le 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ;
- le 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
- le 1er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les microentreprises.
Les factures électroniques transiteront sur une plateforme que l’émetteur et le destinataire de la facture utiliseront. Celle-ci peut être le portail Chorus Pro ou une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) accréditée par l’administration fiscale. A ce titre, un service d’immatriculation consacré aux PDP ouvrira en septembre 2023.
Quel que soit le mode de transmission choisi, le format de facture électronique doit être un des trois suivants :
- le format Cross Industry Invoice (CII) ;
- le format Universal Business Language (UBL) ;
- le format mixte composé d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF (souvent choisi).
Champ d’application de la facturation électronique
La facturation électronique concerne l’ensemble des opérations réalisées entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA.
De nouvelles mentions obligatoires
Ces modifications s’accompagnent de nouvelles mentions à ajouter sur la facture :
- le numéro SIREN ;
- l’adresse de livraison des biens, lorsqu’elle est différente de l’adresse du client ;
- l’information selon laquelle les opérations donnant lieu à une facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d’opérations ;
- le paiement de la taxe d’après les débits, lorsque le prestataire a opté pour celui-ci.
L’ensemble de ces nouvelles mentions s’applique aux factures émises à partir du 1er juillet 2024.
Sécurisation et conservation des factures électroniques
La loi donne la possibilité d’avoir recours au cachet électronique qualifié afin de sécuriser les factures électroniques c’est-à-dire garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture. Il permet d’attester que le créateur du cachet est bien à l’origine du document.
Les documents (dont les factures) établis ou reçus sur support informatique doivent être conservés sous cette forme pendant un délai de 6 ans, à compter de la date à laquelle la facture a été établie.
Les 5 étapes clés de la dématérialisation des factures
Étape 1 : Comprendre les exigences de la nouvelle loi
La loi applicable à partir de juillet 2024 précise les règles et les normes pour la dématérialisation des factures, notamment en ce qui concerne leur authenticité, leur intégrité et leur conservation. Il est indispensable de bien comprendre ces exigences pour garantir le respect des dispositions légales.
Étape 2 : Évaluer les besoins et les ressources internes
Une fois les exigences de la loi bien comprises, il est important d’évaluer les besoins et les ressources internes de votre entreprise. Cela implique de déterminer la quantité de factures traitées, les systèmes de gestion existants, les compétences techniques disponibles et les éventuelles lacunes à combler. Une évaluation approfondie permettra de concevoir une solution de dématérialisation adaptée à vos besoins spécifiques.
Une transition à bien préparer…
Afin d’être prêtes lorsque ce changement majeur aura lieu, les entreprises doivent identifier les acteurs concernés par cette réforme et faire un état des lieux afin de savoir quelles seront les modifications à apporter. Il faudra adapter le processus de traitement des factures et choisir une plateforme de réception des factures électroniques, avec les changements dans l’organisation de la facturation et de la comptabilité.
C’est donc un projet qu’il faudra lancer, dont l’ampleur dépend de votre activité et de votre organisation. Sa conduite peut nécessiter une expertise ponctuelle par un manager de transition ou un expert connaissant les enjeux de transformation des processus Finance et de mise en place d’outils informatiques.
Par ailleurs, ce projet peut être aussi l’occasion d’automatiser les processus de traitement des factures fournisseurs (comptabilisation, traitement analytique) de bout en bout selon :
- Le niveau de traitement manuel des factures fournisseurs pour compléter des informations nécessaires au pilotage.
- La part que représentent les pays soumis à la dématérialisation dans l’activité de l’entreprise. Il est probable que certains pays ne soient pas soumis à cette obligation, et, s’ils représentent un volume important d’activité sur les achats, la mise en place d’une solution de reconnaissance de factures papier, avec une IA facilitatrice, peut faire sens.
Étape 3 : Choisir une solution de dématérialisation des factures
Sur la base de l’évaluation effectuée à l’étape précédente, vous pouvez choisir la solution de dématérialisation des factures la mieux adaptée à votre entreprise. Cela peut inclure l’utilisation d’un logiciel de gestion des factures électroniques, la mise en place d’une plateforme de facturation en ligne ou l’externalisation du processus de dématérialisation à un prestataire de services spécialisé. Assurez-vous que la solution choisie répond aux exigences légales et qu’elle est compatible avec vos systèmes existants.
Étape 4 : Mettre en œuvre la solution choisie
Une fois la solution de dématérialisation des factures sélectionnée, il est temps de la mettre en œuvre. Cette étape peut nécessiter une adaptation des processus internes, la formation du personnel et la mise en place de nouvelles procédures de gestion des factures. Veillez à ce que tous les intervenants concernés soient informés des changements et bénéficient d’un soutien adéquat pendant la transition.
Étape 5 : Assurer la conformité et la sécurité des factures dématérialisées
La sécurité et la conformité sont des aspects essentiels de la dématérialisation des factures. Assurez-vous de mettre en place des mesures de sécurité robustes pour prévenir les fraudes, les falsifications ou la perte de données. Il peut être judicieux de consulter des experts en sécurité informatique pour vous assurer que votre solution est fiable et conforme aux exigences légales.
Dématérialisation en Europe
Marchés publics
Introduite en 2014 par la Directive 2014/55/UE du Parlement européen et du Conseil du 16 avril 2014, la facturation électronique dans le cadre des marchés publics est déjà obligatoire pour les États membres de l’Union Européenne. En 2020, l’obligation de facturation électronique (ou e-invoicing) est étendue aux administrations publiques et à leurs fournisseurs au sein de l’UE.
En France par exemple, c’est la plateforme Chorus Pro qui permet la transmission des factures de la sphère publique.
Certains Etats n’ont cependant appliqué que partiellement l’obligation, notamment l’Allemagne et la Belgique, reposant sur un régime fédéral où chaque région adopte ses propres mesures.
Marchés B2B
L’heure n’est pas encore à l’harmonisation au sein de l’Union Européenne. En effet, bien qu’encouragée, la facturation électronique est aujourd’hui déployée selon le bon vouloir des Etats membres. À ce jour, l’Italie est le seul pays d’Europe à avoir rendu obligatoire l’émission de factures électroniques ainsi que leur transmission à l’administration fiscale.
L’absence d’harmonisation au niveau européen et, plus globalement à l’international, peut donc faire perdurer les factures non dématérialisées pour une partie de votre activité. C’est pourquoi votre projet de dématérialisation peut être l’occasion de porter une réflexion d’optimisation sur l’ensemble des processus liés aux factures (analyse des volumes transactions internationales, reengineering des processus, solutions d’automatisation et reconnaissance).
Les modèles de dématérialisation
S’inspirant de l’expérience italienne, deux modèles sont prévus en France. Les acteurs intervenants dans la dématérialisation sont les suivants :
Les entreprises : fournisseurs et clients équipés ou non d’une solution de dématérialisation en interne (potentiellement une PDP) ou en externe.
Les opérateurs de dématérialisation (OD) : ce sont les prestataires de services agissant en accompagnement des entreprises en amont PDP / PPF émettrices et en aval des PDP / PPF Destinataires.
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) : ce sont des plateformes de services en charge des contrôles, de l’extraction des données requises et leur transmission au PPF, et de la transmission des factures entre elles ou avec le PPF, ainsi que des retours de statuts et du e-reporting.
Portail Public de Facturation (PPF) : opérateur public offrant des services d’échanges de factures gratuits et concentrant les données de facturation et de e-reporting pour l’administration.
Modèle en V
Schématiquement, le fournisseur fournit sur le portail web du PPF la facture (EDI, via une API) qui sera récupérée par le client sur le portail. Ce modèle est le plus simple à mettre en place, notamment pour les petites entreprises qui traitent moins d’une dizaine de factures par mois, avec un faible coût de mise en place. Mais c’est un niveau de service minimal qui ne convient pas aux grosses entreprises :
- Opérations chronophages à passer sur la plateforme publique pour saisir ou aller chercher les factures.
- En cas de défaillance de ce système “unique” du fait du monopole d’Etat, vous encourez un risque de non-transmission des factures.
- Vous disposez d’une vue limitée sur le suivi de la facture émise (réceptionnée, payée, refusée, etc.)
Modèle en Y
Schématiquement, le fournisseur et le client passent (directement ou via un OD) par une PDP qui prend en charge les communications avec le PPF, le fournisseur et le client. Ce modèle convient aux entreprises qui traitent plus d’une dizaine de factures par mois. Les avantages de ce modèle sont nombreux :
- Un suivi précis de l’état des factures (payées, réceptionnées, etc.). Une facilité pour les déclarations de TVA qui seront pré saisies par l’administration publique.
- Une réflexion plus large d’automatisation des processus de facturation pour centraliser les informations, réduire les actions manuelles à faible valeur ajoutée.
- Une intégration avec l’écosystème existant (exemple : compatibilité avec votre ERP).
- Une mise en conformité à l’obligation légale et avec la transmission des factures vers la plateforme publique : l’opérateur de dématérialisation s’en charge !
Ce modèle est recommandé par le rapport de la DGFIP.
Les seuls inconvénients sont de sélectionner les bons prestataires correspondant à vos besoins et un coût plus élevé par rapport au modèle en V.
Conclusion
La dématérialisation des factures est une étape inévitable pour les entreprises cherchant à améliorer leur efficacité et leur compétitivité. En se conformant à la loi applicable en juillet 2024, vous garantirez la validité et la sécurité de vos factures dématérialisées. Par ailleurs, ce projet peut être l’occasion de repenser l’ensemble de vos processus de facturation (clients, fournisseurs), en tenant compte de l’obligation ou non de dématérialisation sur les pays avec lesquels vous opérez. La conduite de votre projet peut nécessiter un accompagnement ponctuel par un manager de transition ou un expert connaissant les enjeux de transformation des processus Finance et de mise en place d’outils informatiques.
L’auteur de cet article, David Hosemans est consultant en transformation digitale et Directeur Financier de transition chez Beneficis, il a travaillé sur des missions de gestion de projets digitaux, de conseil, et de transformation de la Finance dans des sociétés de services et des contextes internationaux. Il a été membre du Comex en tant que Directeur Administratif et Financier.
